忘年会,幹事,準備,段取り

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忘年会の幹事の準備や段取りと店選びや予約は?進行はどうする?

忘年会シーズンが近づいてきましたね~忘年会の幹事を任された時、慣れていない場合は何をしたら良いのか分からなかったり、悩んだりするのではないでしょうか^^;

忘年会の幹事の準備や段取りはどうすれば良いのでしょうか?また忘年会の幹事は店選びや予約も必要となってきますが、どこに気をつければ良いのでしょう。

そして忘年会の進行は、どうすれば滞りなく進行できるのでしょうか?

今回は、忘年会の幹事をするあなたに、ポイントをお伝えしますね(*^^*)

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忘年会の幹事の準備や段取りについて

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忘年会の幹事を任されたあなたは、きっと憂鬱に思っているのではないでしょうか。特に初めて幹事をするのであれば当然不安だったりしますよね^^;

そこでまず、忘年会の幹事になったら忘年会の準備をしていきましょう。まず忘年会の日程・・・の前にどんな忘年会にしたいかを決めておきましょうね^^

職場の忘年会であっても職場全体の忘年会、グループの忘年会、仲の良い同僚だけで行う忘年会など様々なので、少し考えてみてくださいね。

忘年会の参加者リスト作成

ある程度どんな忘年会にしたいか考えたら、次は参加人数を決めるために参加者のリストを作っておくと良いですよ(#^^#)

名前はもちろん、連絡先も記載できるようなリストが良いですね。また規模によっては所属先などの欄があっても良いかもしれません。

忘年会の日程を決める

そして次に忘年会の日程を決めます。日程はある程度参加者のヒアリングをしたら、幹事が日程を2,3候補決めてしまいましょう。

忘年会の日程決めは、素早く決めてしまう方が良いです。ダラダラしていると結局いつまでも決まらないので・・・(・_・;)

そして参加者に日程(候補に挙げた日程全て)が記載された出欠席のリストを回して、参加者が一番多い日程を把握しましょう。この方法は人数が多い時に効果的ですよ(≧∇≦)b。

忘年会の会場の決定&予約

次に忘年会の会場を決めて予約します。これは後述しますので次に行きますね^^

忘年会のスタッフを決める

規模の大きい忘年会は幹事一人では正直無理です。したがってスタッフとなる人を集める必要があります。受付、会計、案内、司会などなど。

少人数であれば幹事だけでも大丈夫ですが、個人的には少人数の忘年会であっても、一人スタッフがいたほうが良いですね。

特にお金が絡む会計は可能であれば、幹事ではなく会計係として一人用意しておくとベターですよ!

忘年会のイベントを決める

次に忘年会のイベントを決めましょう。少人数であればイベントなしで単純に飲み会でも全然OKだと思いますが、会社単位など所謂大規模な忘年会であれば必要となりますよね^^;

定番はビンゴやくじ引き、ゲームや抽選会などなど。これは会場の規模によってかなり変わるので、規模を考慮して考えてみてください\(^o^)/

少人数でもちょっとしたゲームやくじ引きは可能なので、イベントを取り入れて盛り上げてみるのも良いかと思いますね!

忘年会の会費の決定

会場費や飲食代、ビンゴやくじ引きの景品代など、忘年会にかかる費用を参加者で割った金額を会費として設定します。

この時、参加キャンセルや追加オーダーなども考慮して、2、3割増しで徴収すると良いですね。もし会費が余ったら二次会の費用として使用できるので(≧∇≦)b。

また会費の徴収は事前に行ってください。

忘年会当日は恐らくそれどころではありませんし、金額の不備が出てきてしまう可能性もあるため、必ず忘年会の前に会費は徴収しましょう。

忘年会の座席を決定

大規模の忘年会の場合は席順も決める必要があります。会社内の派閥や人間関係で席順を決める必要があるでしょう^^;

まぁこれはかなり面倒くさいと思いますが、幹事のあなた自身の席を決めることが出来るので、気になる人や仲の良い人を、あなたの席の側に配置する事も出来ますよね~(*´ω`*)

忘年会の案内状の送付

次に忘年会の案内状を作成し、送付しましょう。といっても、今の時代メールを使えば良いですよね^^

これは少人数の忘年会であれば、こんな仰々しくする必要はないと思います。

忘年会の段取り表の作成

そして最後に忘年会の段取りの作成です。忘年会をスムーズに進行するために段取り表を作成しておくと良いですね。

受付から閉会まで段取り表を組みましょう。段取り表作成については、後述している進行についての章を参考にしてみてくださいね^^

また段取り表は挨拶や乾杯、イベントなどを記載します。この時、挨拶や乾杯の音頭をする人にお願いしておきましょう。

また段取り表に、挨拶や乾杯の音頭を取る人の名前も記載しておくと良いですよ!

そして段取り表にはタイムスケジュールも記載しておくと、より進行がスムーズになります(*´艸`*)

忘年会の幹事の店選びや予約は?

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忘年会の幹事が一番苦労するのが店選びです^^;

ある程度の参加者へのリサーチは必要ですが、ここで参加者全員のリクエストは聞いてたら、いつまでたっても決まりませんよね・・・(;´Д`)

またリサーチする時も「どこが良い?」ってきいても、9割は「どこでも良い」って応えてくると思うんですww

そこで参加者に店に対してリサーチする時は、二択にしてしまうのが良いですよ!

具体的に店の名前を出しても良いし、和食とイタリアンなど真逆のジャンルでの二択もありだと思います。また女性参加者にだけ聞くのもアリですね~

店を選ぶ時は、女性ウケする店、量が豊富な店など色々選択肢がありますが、これは参加者の属性である程度決めて良いですね(*^^*)

女性の参加者が多ければ、女性ウケの良い店の方が良いし、若い男性が多いのであれば質より量な店が良いですよね^^

また普段行っている店があれば良いですが、そうでなければネットで調べるのが一番早いですよ~(*´艸`*)

そこでお店の予約サイト「ぐるなび」を利用してみてはどうでしょう(*´∀`*)

「ぐるなび」は和風やイタリアンなどジャンルだけでなく、合コンや女子会、クリスマスやデートなど、シーンや目的から調べることも出来るんですよね~ヽ(=´▽`=)ノ

なので、「ぐるなび」で忘年会から検索してみると、良いお店に出会える可能性高いと思いますよ!

ぐるなびで確認する

忘年会の幹事の進行はどうする?

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規模の大きい忘年会の場合、幹事であるあなたが、進行を務めることもあるかと思います。忘年会の司会の進行は、作成した段取り表に沿って行います。

まず司会進行の簡単な自己紹介をしましょう。ここは本当に前フリのようなものなので、簡潔に短くあなた自身の紹介をしましょう。

そして次に忘年会開催の挨拶を、段取り表作成時に決めてお願いした人に挨拶を促します。ここで予め5分程度の挨拶で、ということをお願いしておいてください。

次に乾杯の音頭となります。挨拶してくれた人へお礼をしてから、次の乾杯の音頭を取る人を紹介してくださいね(〃∇〃)

乾杯が終わったら、暫くは歓談と食事の時間になります。

この時も幹事であるあなたは、段取り表に記載したタイムスケジュールを確認しながら、次にイベントの準備やタイミングを見計らってください。

イベントに移る目安は歓談と食事が始まって。30分位経ってから。会場と参加者の雰囲気を見ながらイベントに移っていきましょう。

イベントはその数によりますが、大体30分から1時間位。幹事はイベントのスタート時とイベントの締めに挨拶をしてまた歓談食事へと促してくださいね。

そして、最後に閉会の挨拶です。

こちらも開会の挨拶と同じく、挨拶をする人に予め5分程度の挨拶でとお願いしておきましょうね。また手締めをお願いするのも一つですね(#^^#)

忘年会の幹事が司会するのではなく、司会を別の人に任せる場合でも余程慣れた人でないと進行は難しいと思います。なので幹事であるあなたがヘルプしてあげると良いですね!

また司会進行を幹事と司会担当の両方で行うのも一つです。この方がお互いをカバーできるし、よりスムーズに忘年会を進行することが出来ますよね\(^o^)/

忘年会の幹事は大変なことだとは思いますが、その参考になればと思います。ぜひ頑張って忘年会を成功させてくださいね(≧∇≦)b。

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