１２月になると職場の忘年会が開かれる時期になりますよね。
その忘年会を仕切るのが幹事ですが、幹事の仕切りや準備ひとつひとつで、忘年会が成功するか寂しく終わるかが決まるくらい責任重大です。
しかし忘年会をビシっと仕切るのはなかなか大変ですよね。
今回は忘年会で幹事がする段取りや準備、そして司会の進行について、また忘年会での挨拶の例文や心得についても紹介していきます。
それでは、忘年会の幹事について見ていきましょう！
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忘年会の幹事の段取りや準備することとは？
忘年会の幹事が準備することは多いです。それでは、順番に見ていきましょう！
忘年会の日程を決める
まず忘年会の幹事が準備することは、忘年会の日程を決めることです。
通常忘年会は１２月１０日以降に開かれることが多いので、１２月１０日以降で日程を調整すると良いですね。
日程を決めるときに考慮しておきたいのが、
- 業務に支障がない日
- なるべく多くの人が出席できる日
これを考えて調整しましょうね。
なお、候補日を最低でも３つ位は決めておくのが望ましいですよ。
そして、忘年会シーズンはお店が混み合うし、職場の人たちの予定も詰まりがちになるので、時間には余裕を持って早めに動くのが得策です。
一つの候補の決め方として、どの日が参加できるかアンケートを取るのも有効ですね。
その際には、会費やどの店に予約を取る予定かを書いておくと良いでしょう。
お店を決める
忘年会を企画した時点で大体の人数は想定できると思うので、その人数でも大丈夫そうなお店を、前もっていくつかピックアップしておきましょう。
忘年会の規模によりますが、少人数ではない限りはコースでの予約が無難ですね。
ぐるなびなどを利用すると良いでしょう。
ここでのポイントは気にしだしたらキリがないのですが、最低限考慮に入れておきたいのが、
- 予算に合う場所
- 集合しやすい場所
- 十分な広さを確保できる場所
です。
そして、Wi-Fiなど通信環境に問題ないかも重要です。
参加者が場所が分からず幹事のあなたに電話する可能性があるし、最近は殆どないと思われますが、Wi-Fiなど電波環境がなくスマホが使えない場所は単純に嫌がられます。
また、
- 料理やドリンクの内容
- 座敷かテーブルか立食か
- 会場貸し切りの有無、
- 会場使用の延長料金、
- キャンセル料
なども確認しておいたほうが良いです。
で、お店を決める際に絶対1度は下見しておきましょう。
HPなどの写真と実際のお店では、印象が全く違う場合がありますからね。
その他準備すること
その他、忘年会当日までに準備することは、
- 会費を徴収
- 乾杯と締めの挨拶の依頼、
- 余興を盛り込むかどうか
この3点です。
会費は個人負担と会社負担の考慮、そして男性と女性の参加費を同額にするかどうかなどが考えられますね。
大きな忘年会であれば会計係を任命した方が良いです。
乾杯と締めの挨拶の依頼ですが、その忘年会の規模や会社によってケースバイケースです。
もしわからないようでしたら、会社の先輩に相談するのが無難ですね。
忘年会の余興を盛り込む場合、音響手配、賞品手配などなど、必要に応じて、余興に使用する物を準備する必要があります。
忘年会の幹事のあなた一人でこなせるのなら良いですが必要に応じて、案内告知および参加者とりまとめ係や司会進行係など、スタッフを決めておくと幹事も楽になりますよ。
参加人数は忘年会当日まできちんと把握しておきましょう！
忘年会の幹事は司会進行をする？
忘年会の幹事は、主に企画や準備、手配などの裏方を中心にな行動する役割なので、厳密にいうと司会者とは異なります。
しかし幹事が司会を兼任することはよくあります。特に小規模の忘年会であれば兼任することが多いでしょう。
司会の役割は忘年会の進行です、一般的な流れは最初に開会の宣言をします。
宣言といっても大げさなものではないですよ。
ただ忘年会が始まりますよ～っていう意味合いのものです。
忘年会の幹事の挨拶の例文がこれ！
忘年会の幹事の挨拶の例文を挙げていきます。
まず開会の挨拶の例文がこちら。
「これより、株式会社○○会社の忘年会をはじめます。
司会進行は幹事の〇〇と申します。よろしくお願いします」
こんな程度良いんです。
忘年会によっては雰囲気の砕け方が違いますので、適宜合わせていきましょう。
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次に乾杯の音頭、または簡単な挨拶などですが、忘年会ということもあり大抵は乾杯の音頭が多いですね。
例文がこちら
「まずは乾杯の音頭を○○部の■■課長にお願いしたいと思います、
各自グラスのご用意をお願いします」
などですね。
そして、食事、宴会、歓談、表彰などがあると思いますが、食事や歓談の時間に参加者の食事の進み具合、または時間経過を見計らって、表彰や余興を促していきましょう。
例文を挙げると
「それではこれより本年度の表彰に移りたいと思います。」など。
最後に締めの挨拶を促していきましょう
例文はこちら
「宴たけなわではございますが、○○社長からご挨拶をいただきたいと思います」
忘年会の幹事の心得
忘年会の幹事の心得ですが、幹事は「黒子」に徹することです。
全ての席と人を把握して、みんなが楽しく飲めるように気配りが大切なんですね。
空いたグラスがあれば片付けたり、食事が来たら参加者の席全部に行き渡っているかを確認したり、時には一人で飲んでいる人に話しかけたりと、全体を見渡して動いていきましょう。
当然ながら、幹事自身が忘年会を楽しむことは諦めましょう（汗
他にも薬を事前に用意したり、2次会をする場合は2次会の参加者を把握し、スムーズに1次会のお店から2次会のお店に移動できるよう、気を配ってください。
ちなみに上手く立ち回るのも幹事には重要で、参加者の中には幹事が決めたことに対して、意見を言ってくる人もいるかもしれませんが、その時には
「そちらの意見が圧倒的に多かったからです。(キリ」
って感じで言い切ってしまいましょう！
「全ての人の意見は採用できない」って事を利用して、時には小意見をバッサリと切り捨てる事がポイントですよ。
まとめ
忘年会の幹事は大変ですが、準備や兼務なら司会進行など、忘年会が楽しく開催できるように頑張ってください！
是非あなたが幹事をする時の参考にしてみてくださいね。